Tietosuojaseloste

Hiekka Apartments Oy:n henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteriseloste. Päivitetty 14.2.2022.

Rekisterin pitäjä, rekisterin nimi ja yhteystiedot

Hiekka Apartments Oy (alanimi Hiekka Booking)
Hiekka Bookingin asiakasrekisteri.

Yhteystiedot:
Hiekka Apartments Oy
Kalakuja 2 B101
85100 Kalajoki
y-tunnus 3155471-9

Yhteyshenkilö:
Liisa Jäppinen
Kalakuja 2 B101
85100 Kalajoki
+358 50 4056548

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

• rekisterinpitäjän palvelujen tarjoaminen asiakkaille
• asiakassuhteen ja varausten jatkuva hoitaminen ja kehittäminen
• varausten maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• mahdollisten asiakkaiden kiinnostustietojen sekä majoittautumiseen liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• mahdollisten asiakkaiden kiinnostustietojen sekä majoittautumiseen liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdentaminen

Rekisterinpitäjä ei luovuta ulkopuolisille henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tai mielipide- ja markkinatutkimuksiin. Rekisterinpitäjä voi lähettää asiakkaille suoramarkkinointia sähköisesti (esim. sähköpostitse ja tekstiviestien välityksellä).

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1. momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:

• asiakasnumero, etunimi, sukunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelin, matkapuhelin, sähköpostiosoite
• asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot. Netin palautelomake, nettipalaute, sähköpostilla saatu palaute ja reklamaatio. Asiakastyytyväisyystutkimuksen tulokset (email, puhelin).
• varaustiedot (esim. tiedot aiemmin tehdyistä varauksista ja tulevista varauksista)
• palvelujen käyttöön liittyvät tiedot (esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot)
• asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviitetiedot) sekä laskutustiedot
• lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot (uutiskirjeen postituslistalta poistaminen)
• tieto kuulumisesta rekisterinpitäjän ja sen kanssa yhteistyösopimuksen tehneiden yritysten asiakas- ja vastaaviin järjestelmiin sekä järjestelmään kuuluvan edun saamiseksi tarpeelliset tiedot
• harrastustiedot
• muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista liikuntarajoituksista, vammoista ja sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi)

Evästeet (engl. cookies)

Rekisterinpitäjä käyttää verkkosivuillaan evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan asiakkaan tietokoneelle ja ne mahdollistavat sivustojen tiettyjä toimintoja. Pääsääntöisesti evästeet poistuvat istunnon jälkeen asiakkaan koneen kovalevyltä (ns. istuntoevästeet). Asiakkaan koneelle voi jäädä evästeitä, jotka mahdollistavat rekisterinpitäjälle asiakkaan koneen tunnistamisen, kun asiakas seuraavan kerran vierailee sivustolla (ns. pysyvät evästeet).

Rekisterinpitäjä käyttää kolmansien osapuolien tarjoamia seurantajärjestelmiä, kuten esim. Google Analytics sekä Google Adwords. Nämä Google Inc.:n tarjoamat nettianalyysipalvelut sekä mm. Adtractionin seurantajärjestelmät käyttävät myös evästeitä, jotka tallennetaan asiakkaan koneelle ja jotka mahdollistavat nettisivun käytön analysoinnin. Evästeiden kautta saadut tiedot rekisterinpitäjän sivuston käytöstä sisältäen IP-osoitteen siirretään ja tallennetaan kolmansien osapuolien servereille.

Asiakas voi estää evästeiden asentamisen vastaavalla selaimensa ohjelmistoon asetuksella. Tällöin kaikkia rekisterinpitäjän sivuston toimintoja ei voida käyttää kokonaisuudessaan. Käyttämällä rekisterinpitäjän sivustoa asiakas hyväksyy esim. Googlen asiakkaasta keräämien tietojen käytön edellä esitettyyn tarkoitukseen tässä kuvatulla tavalla.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään ja hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja luovutetaan suoramarkkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin henkilötietolain sallimassa laajuudessa (esim. suostumus tai toimeksianto sitä edellyttää). Tietoja voidaan luovuttaa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolain sallimassa laajuudessa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmässä sijaitsevaan rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Hiekka Apartments Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Huoneistojen omistajilla, huoltoyhtiöillä, avaintenluovuttajilla ja siivoojilla on käyttöoikeus niihin vain asiakastietoihin, jotka ovat välttämättömiä heidän toimiensa kannalta. Rekisterissä olevat tiedot sijaitsevat Hiekka Apartments Oy:n suljetussa verkossa, joka on suojattu palomuurilla, henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Henkilöt, jotka käsittelevät tietoja, ovat henkilötietolain mukaisen vaitiolovelvollisuuden ja rangaistussäännösten alaisia.

Henkilötietojen käsittely ja henkilötietolain 24 §:n mukainen informaatio asiakkaille

Rekisteriseloste

Hiekka Apartments Oy:n asiakasrekisteriä koskeva rekisteriseloste on nähtävänä Hiekka Apartments Oy:n toimitiloissa ja rekisterinpitäjän kotisivuilla www.hiekkabooking.fi.

Tiedonkeruu

Henkilötietoja kerätään asiakkaan tehdessä mökki- tai kokouspalveluvarauksia sekä kerättäessä henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään, asiakaspalautteista, asiakaskyselyistä sekä arvonta- ja kilpailuvastauksista, asiakastietojen päivityksistä sekä laskutuksesta ja maksunvalvonnasta.

Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista virheellinen tieto

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Mikäli asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Hiekka Apartments Oy:lle yllä mainitulla osoitteella. Asiakas voi myös tutustua rekisteriin yrityksen toimitiloissa. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Hiekka Apartments Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut rekisterinpitäjälle tai kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimitiloissa.

Yhteydenotossa on mainittava tarkasti, mitä palvelua tarkastuspyyntö koskee. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää Hiekka Apartments Oy:lle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsitellyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna ja lähettää yllä mainittuun osoitteeseen.

Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten. Asiakas voi tehdä kiellon ilmoittamalla siitä kirjallisesti Hiekka Apartments Oy:lle yllä mainittuun osoitteeseen.